Integritetspolicy och dataskydd

Översikt

1. Inledning
2. Behandling av personuppgifter
3. Analysverktyg
4. Dina rättigheter
5. Barns personuppgifter
6. Överföring av personuppgifter
7. Övervakning och efterlevnad
8. Kontakta oss
9. Ändringar av integritetspolicyn

1. Inledning

1.1 Skyddet av dina personuppgifter är mycket viktigt för oss. Vi behandlar dina uppgifter i enlighet med de juridiska reglerna, särskilt EU:s allmänna dataskyddsförordning (”GDPR”) och den svenska dataskyddslagen. Med följande information i enlighet med GDPR ger vi dig en översikt över vår behandling av dina personuppgifter och dina rättigheter.

1.2 Syftet med den här integritetspolicyn är att informera dig hur Nextgen Classroom AB (”Nextgen”, “Nextgen Classroom”, ”vi”, ”oss”) behandlar dina personuppgifter. Med den här policyn vill vi göra dig uppmärksam på den information vi samlar in och behandlar om dig, hur lång tid vi lagrar den, vem/vilka vi delar den med och vilka rättigheter du besitter avseende detta.

1.3 Integritetspolicyn reglerar personuppgiftsbehandling genomförd av Nextgen Classroom vid köp av – eller när du använder – någon av våra tjänster, samt när du besöker vår hemsida eller på annat sätt kommer i kontakt med oss.

1.4 Nextgen Classroom har utsett ett Dataskyddsombud (DSO) för bolaget. Om du har några frågor rörande integritetspolicyn, hur vi behandlar dina personuppgifter, om du önskar lämna in en begäran i enlighet med integritetspolicyn eller om du önskar rapportera in en överträdelse av denna policy, är du välkommen att kontakta oss eller vårt DSO på privacy@nextgenclassroom.se

2. Behandling av personuppgifter

2.1 Vi behandlar dina personuppgifter för att uppfylla ett eller flera ändamål. Vi behandlar bland annat din information om du är en kund till oss, om du använder vår plattform om du prenumererar på våra nyhetsbrev, eller om du kontaktar oss. Generellt sett samlar vi in dina personuppgifter direkt från dig och vi behandlar endast din information för det syfte de samlades in för.

Utöver de personuppgifter vi samlar in från dig, eller som vi samlar in när vi tillhandahåller våra tjänster, kan vi också samla in personuppgifter från tredje part. Dessa tredje parter kan skilja sig åt men inkluderar bland annat information från offentliga register för att säkerställa rätt adress samt kreditinstitut eller banker varifrån vi får information om kreditvärdighet eller information för att utföra kontroller mot penningtvätt.

Nedan kan du läsa om mer om de behandlingar av personuppgifter vi genomför.

2.2 För att tillhandahålla vår tjänst

I samband med den regelbundna driften av vår webbplats samlar vi in viss information om användningen för att kunna förbättra webbplatsens utseende och användarupplevelse samt för att sammanställa statistik. Vi samlar dock inte in några personuppgifter för detta syfte, och vi använder idag inte några cookies för att hämta personuppgifter från dig. Om detta förändras i framtiden kommer vi att aktivt begära ditt samtycke för en sådan datainsamling, och då bara samla in sådan information om du har gett ditt samtycke till detta. Du kan då också närsomhelst återkalla ditt samtycke genom en cookie-banner på webbplatsen.

I samband med att du använder vår plattform samlar vi in och behandlar personuppgifter om dig för att kunna tillhandahålla tjänsten och för tjänstens funktionalitet. Personuppgifterna inkluderar namn, emailadress, skola, profilbild, kommun, yrkesroll och innehåll skapat av användaren.

Vi behandlar dina personuppgifter så länge ditt konto är aktivt. Du kan närsomhelst radera ditt konto och dess innehåll. Om ditt användarkonto har varit inaktivt under ett år kommer vi kontakta dig via e-post med en förfrågan om radering av kontot. För det fall att skickad förfrågan inte besvaras skickar vi ytterligare två förfrågningar innan kontot automatiskt raderas efter två års inaktivitet.

Vi lagrar nödvändig kontaktinformation som en del av vår kundrelation till dig och gallrar informationen löpande. Skriven kommunikation gallras kontinuerligt men som senast fem år efter kundrelationens slut. Information som är nödvändig för att följande lagstiftning kring bokföring lagras för innevarande räkenskapsår plus sju år.

2.3 Kundservice och kontakt

När du kontaktar oss via mejl, telefon, eller via formuläret på vår hemsida behandlar vi personuppgifter såsom namn, mejladress, arbetsplats, jobbtitel samt den information som din förfrågan innehåller. Vi använder informationen för att kunna svara på din förfrågan, för att tillhandahålla god kundservice och för att undersöka eventuella klagomål.

Vi behandlar dina uppgifter baserat på vårt berättigade intresse att använda den specifika informationen för att kunna hantera kundservicefrågor på ett effektivt och kundvänligt sätt (art. 6.1.f GDPR).

Vi lagrar dina personuppgifter, som samlas in i relation till din förfrågan, under hela kundärendet. Personuppgifter som rör ärendet raderas automatiskt 90 dagar efter att du avslutat din förfrågan. Vissa uppgifter kan anonymiseras av för statistikändamål så att vi kan förbättra våra tjänster.

2.4 Nyhetsbrev och driftinformation

Om du har registrerat dig för vårt nyhetsbrev, behöver vi behandla dina personuppgifter när vi skickar nyhetsbrev och annan marknadsföring till dig. Vi behandlar information så som ditt namn, telefonnummer, mejladress, jobbtitel och om nödvändigt din arbetsplats. När vi skickar aviseringar till dig relaterade till planerat serviceunderhåll och oplanerade serviceavbrott, behandlar vi information så som ditt namn, telefonnummer och/eller mejladress.

Vi behandlar dina personuppgifter för detta ändamål med stöd av att du har samtyckt till detta (art. 6.1.a GDPR). Du har rätt att dra tillbaka ditt samtycke närhelst du vill, detta gör du genom att skicka ett mejl till vår DSO på privacy@nextgenclassroom.se eller genom att klicka på länken för att avsluta prenumerationen som finns i varje nyhetsbrev.

Om du återkallar ditt samtycke upphör vår behandling av dina personuppgifter för detta ändamål.

Vi för dokumentation av ditt samtycke i upp till två år efter att du har avregistrerat dig från vårt nyhetsbrev.

2.5 Publicering av kundreferenser

När vi publicerar referenser som du har gett oss som vår kund, på vår webbplats behandlar vi dina personuppgifter. Det inkluderar information så som namn, roll, arbetsplats.

Vi behandlar dina personuppgifter för att du har samtyckt till detta (art. 6.1.a GDPR). Du har rätt att dra tillbaka ditt samtycke närhelst du vill, detta gör du genom att skicka ett mejl till vår DSO på privacy@nextgenclassroom.se.

Vi för dokumentation av ditt samtycke i upp till två år efter att du har avregistrerat dig från vårt nyhetsbrev.

3. Analysverktyg

3.1 Nextgen Classroom använder olika verktyg för diagnostisk analys och användningsanalys vid insamling av statistiska data. Syftet med att samla in analysdata är att övervaka hur våra tjänster presterar och lära sig hur användare interagerar med tjänsterna för att Nextgen ska kunna verifiera funktionaliteten och förbättra våra tjänster.

3.2 Den information vi samlar in anonymiseras så att en enskild person inte kan identifieras via datamängderna. Vi ser till att det inte går att vända på anonymiseringen. De kategorier av data vi samlar in är tekniska och datarelaterade till användarenheten (maskinvarutyp, operativsystem och webbläsartyp), användning av tjänsten (sessionsinformation och hur användare interagerar med tjänsten) och övervakning (sidinläsningstider, frågans timeout och buggar).

3.3 Eftersom informationen är anonymiserad omfattar de insamlade datamängderna inte personuppgifter. Därför behandlar vi inga personuppgifter i samband med användningen av dessa analysverktyg. Vi använder inte cookies för detta.

4. Dina rättigheter

4.1 När vi behandlar dina personuppgifter har du ett antal grundläggande rättigheter i GDPR som du kan använda. Du gör dina rättigheter gällande genom att kontakta oss på privacy@nextgenclassroom.se. Vänligen notera att om din skola är personuppgiftsansvarig kontaktar du dem för att göra dina rättigheter gällande.

4.1 När vi behandlar dina personuppgifter har du ett antal grundläggande rättigheter i GDPR som du kan använda. Du gör dina rättigheter gällande genom att kontakta oss på privacy@nextgenclassroom.se. Vänligen notera att om din skola är personuppgiftsansvarig kontaktar du dem för att göra dina rättigheter gällande.

Rätt till tillgång

Du har rätt att kostnadsfritt begära information om den behandling som vi genomför avseende dina personuppgifter. Du har även rätt att få en kopia av de personuppgifter vi behandlar om dig. Denna begäran ska inges skriftligen till oss med förtydligande om vilken information du önskar ta del av samt innehålla information om ditt namn samt undertecknas av dig. Vi kommer att besvara din förfrågan så snart vi kan. Om vi inte kan uppfylla dina önskemål om tillgång till de uppgifter din begäran avser, lämnar vi en motivering till detta. Kopian av dina personuppgifter skickas till din folkbokföringsadress såvida inte annat skriftligt överenskommits med dig. 

Rätt till rättelse

Nextgen har huvudansvaret för att de personuppgifter vi behandlar är korrekta. Om du meddelar oss att de personuppgifter som du lämnat inte längre är korrekta, kommer vi snarast att rätta, blockera eller radera sådana personuppgifter. 

Rätt till radering

Du har rätt att begära att vi, utan onödigt dröjsmål, raderar dina personuppgifter. Personuppgifter ska raderas i följande fall: 

1. om personuppgifterna inte längre är nödvändiga för det ändamål de samlades in för;
2. om du återkallat ditt samtycke och behandlingen endast grundar sig på samtycke som laglig grund;
3. om behandling sker för direktmarknadsföring och du motsätter dig att dina personuppgifter behandlas för detta ändamål;
4. om du motsätter dig behandling av personuppgifter som sker efter en intresseavvägning och ditt intresse väger tyngre än vårt;
5. om dina personuppgifter inte har behandlats i enlighet med tillämpliga dataskyddsregler; eller 
6. om radering krävs för att uppfylla en rättslig skyldighet. 

Det kan finnas skyldigheter som hindrar oss från att omedelbart radera samtliga av dina personuppgifter. Dessa skyldigheter följer av tillämplig lagstiftning inom t.ex. bokföring. Om vissa personuppgifter inte kan raderas på grund av lagkrav kommer vi att informera dig om detta samt tillse att personuppgifterna endast kan användas i syfte att uppfylla sådana legala skyldigheter och inte för några andra syften. 

Rätt till begränsning

Du har rätt att begära att Nextgen tillfälligt ska begränsa behandlingen av dina personuppgifter. En sådan begränsning kan begäras i följande fall:

1. om att du anser att de personuppgifter vi har om dig inte är korrekta och att du i samband med det begärt rättelse;
2. när den behandling som utförs av dina personuppgifter inte är förenlig med tillämpliga dataskyddsregler, men du ändå inte vill att dina personuppgifter ska raderas utan i stället begränsas; och
3. när vi inte längre behöver dina personuppgifter för ändamålen med vår behandling men då vi behöver dem för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara ett rättsligt anspråk.

Om du har invänt mot behandlingen av dina personuppgifter får användningen av personuppgifterna begränsas under tiden som utredning sker. Vid begränsning av dina personuppgifter kommer vi endast att lagra dina personuppgifter och vid ytterligare behandling inhämta ditt samtycke.

Rätt till dataportabilitet

Du har rätt att, för det fall vi behandlar dina personuppgifter med ditt samtycke eller för att fullgöra avtalsförpliktelse med dig, kräva att vi tillhandahåller samtliga personuppgifter som vi behandlar avseende dig och som behandlas på ett automatiserat sätt, i ett maskinläsbart format. Detta kan till exempel vara en Excelfil eller en CSV-fil. Om det är tekniskt möjligt har du också rätt att begära att vi överför dina personuppgifter till en annan personuppgiftsansvarig. 

Rätt till invändning

Du har rätt att invända mot vår behandling av dina personuppgifter om behandlingen sker med stöd av vårt berättigade intresse. Vi kommer i dessa fall be dig specificera vilken behandling du invänder mot. Om du invänder mot någon behandling kommer vi endast att fortsätta med behandlingen av dina personuppgifter om vi har berättigade intressen till behandlingen och dessa väger tyngre än dina intressen. Vi kommer även alltid informera dig om detta. 

Rätt att återkalla samtycke

Om du har lämnat samtycke till behandling av dina personuppgifter bestämmer du själv om och när du vill återkalla ditt samtycke till den behandling av personuppgifter som du frivilligt samtyckt till. Det kan du göra genom att kontakta oss på privacy@nextgenclassroom.se. 

4.4 Du har också rätt att lämna in ett klagomål till IMY om du är missnöjd med vår behandling av dina personuppgifter. Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), https://www.imy.se/

5. Barns personuppgifter

Barn under 13 år ska inte använda Nextgen Classrooms tjänster. Nextgen Classroom samlar inte avsiktligt in personuppgifter från barn under 13 år. Om vi upptäcker att barn under 13 år har gett oss personuppgifter utan att korrekt samtycke har lämnats raderar vi omedelbart uppgifterna. 

6. Överföring av personuppgifter

6.1 Endast de personer hos oss som behöver tillgång till dina personuppgifter för att utföra sina arbetsuppgifter får tillgång till personuppgifterna. 

6.2 Vi behandlar dina personuppgifter konfidentiellt och vi överför i allmänhet inte dina uppgifter till tredje part. För att tillhandahålla vissa av våra tjänster anlitar vi dock utvalda tredje parter. Delning av dina personuppgifter till sådana utvalda tredje parter sker för att uppnå samma ändamål och med samma lagliga grunder som personuppgifterna samlades in för och med stöd av. NextGen vidtar tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att säkerställa att dina personuppgifter hanteras på ett säkert sätt. Vi har listat de kategorier av mottagare som dina personuppgifter kan delas med:

Leverantörer och underleverantörer:

Nextgen Classroom använder tredjepartsleverantörer för att hantera delar av verksamheten, t.ex. bolag som arbetar med drift av IT-system. Vi kan komma att dela personuppgifter med dessa leverantörer i samband med att de utför tjänster på uppdrag av oss. När vi använder oss av sådana leverantörer ingår vi ett personuppgiftsbiträdesavtal med dem och vidtar andra lämpliga åtgärder för att säkerställa att dina personuppgifter behandlas på ett sätt som överensstämmer med denna information. 

Banker och samarbetspartners:

Nextgen Classroom kan dela dina personuppgifter med andra självständigt personuppgiftsansvariga såsom banker och samarbetspartners. Dessa mottagare hanterar och ansvarar självständigt för behandling av dina personuppgifter. 

Sociala medier:

Nextgen Classroom använder sig av sociala medier. Vid användning av sociala medier samlas dina personuppgifter in och behandlas av dessa företag. Se respektive företags integritetspolicy för mer information. 

Myndigheter:

Vi kommer även att lämna ut dina personuppgifter till myndigheter, som exempelvis Skatteverket, om det krävs enligt lag, myndighetsbeslut eller beslut av domstol eller om vi rimligen anser att utlämnandet är nödvändigt för att skydda våra rättigheter.

6.3 Nextgen Classroom vidtar i samband med delning av dina personuppgifter tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa att dina personuppgifter hanteras på ett säkert och tryggt sätt. Våra utvalda tredje parter kommer endast att behandla dina personuppgifter på sätt och för ändamål som följer av denna information. 

6.4 Nextgen Classroom kommer inte att sälja dina personuppgifter till tredje part om vi inte först fått ditt godkännande. Vi kan komma att överföra dina personuppgifter till en köpare/investerare eller potentiell köpare/investerare i samband med omstrukturering, försäljning eller annan överlåtelse av samtliga eller delar av Nextgen Classrooms aktier, tillgångar eller vår verksamhet i övrigt. Vid sådan överföring kommer vi att vidta åtgärder för att säkerställa att den mottagande parten behandlar dina personuppgifter på ett sätt som överensstämmer med denna information. 

7. Övervakning och efterlevnad

Om du är missnöjd med hur dina personuppgifter har behandlats eller tror att dina personuppgifter har behandlats i strid med dataskyddslagstiftningen är du välkommen att kontakta vårt dataskyddsombud på privacy@nextgenclassroom.se. Du har också rätt att kontakta tillsynsmyndigheten IMY, på https://www.imy.se/.

8. Kontakta oss

Om du har frågor som rör denna integritetspolicy eller vår behandling av dina personuppgifter, om du vill lämna in en begäran i enlighet med integritetspolicyn eller om du vill rapportera ett brott mot denna integritetspolicy, är du välkommen att kontakta oss eller vårt dataskyddsombud via privacy@nextgenclassroom.se.

9. Ändringar av integritetspolicyn

9.1 Vi förbehåller oss rätten att revidera och ändra denna integritetspolicy om behandling av personuppgifter när vi finner det nödvändigt. Vid väsentliga förändringar kommer vi att kontakta dig före ändringarna via e-post eller via ett synligt meddelande på vår webbplats.

9.2 Denna integritetspolicy reviderades senast den 27 mars 2024